Deux Assemblées Générales en moins de 24 heures : retour sur notre collaboration avec la Vaudoise Assurances

Une collaboration qui s’inscrit dans la durée

Les 6 et 7 mai derniers, SKYNIGHT a eu le plaisir d’accompagner la Vaudoise Assurances à l’occasion de deux Assemblées Générales organisées à Lausanne : l’Assemblée Générale de la Mutuelle ainsi que l’Assemblée Générale de la Holding.

Ces rendez-vous constituent des moments importants dans la vie de l’entreprise. Ils réunissent les différentes parties prenantes autour des résultats, des orientations et des décisions qui façonnent l’avenir de l’organisation. Leur bon déroulement repose donc autant sur la préparation des contenus que sur la qualité des dispositifs techniques déployés.

Cette intervention s’inscrit dans une collaboration de longue date entre SKYNIGHT et la Vaudoise Assurances. Depuis maintenant six ans, nos équipes accompagnent l’entreprise sur de nombreux événements organisés tout au long de l’année, en apportant des solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque projet.

Deux Assemblées Générales, deux contextes différents

L’un des principaux enjeux de cette mission résidait dans l’enchaînement de deux Assemblées Générales organisées à quelques heures d’intervalle seulement, dans deux environnements présentant des caractéristiques bien distinctes.

La première Assemblée Générale, celle de la Mutuelle, s’est tenue au Théâtre de Beaulieu. Ce lieu est habituellement dédié à l’accueil de spectacles, avec une infrastructure pensée pour les représentations scéniques et les performances artistiques.

Le lendemain matin, l’Assemblée Générale de la Holding prenait place au Beau-Rivage Palace. La salle retenue est généralement utilisée pour des réceptions, des conférences ou des événements de prestige nécessitant une approche technique différente.

Du théâtre à la salle de réception

Même si ces deux lieux accueillent régulièrement des événements professionnels, leur configuration, leurs contraintes et leurs usages ne sont pas identiques.

L’objectif était donc d’assurer une continuité parfaite entre les deux Assemblées Générales tout en adaptant les dispositifs audiovisuels aux spécificités de chaque espace. Cette capacité d’adaptation fait partie intégrante du métier de prestataire technique événementiel et permet d’offrir aux organisateurs comme aux participants une expérience fluide, quel que soit le contexte.

Une infrastructure audiovisuelle complète au service des échanges

Pour répondre aux besoins des deux événements, plusieurs solutions audiovisuelles ont été déployées par nos équipes :

• Un système de traduction simultanée composé de 220 casques de traduction, d’un transmetteur infrarouge Taiden et de deux radiateurs infrarouges permettant aux participants de suivre les échanges dans les meilleures conditions.
• Un dispositif complet de sonorisation garantissant une diffusion claire des interventions et des prises de parole dans les différents espaces.
• Une captation vidéo réalisée à l’aide de trois caméras lourdes complétées par une caméra tourelle afin de couvrir efficacement les interventions et les différents angles de vue.
• Une régie vidéo basée sur une Blackmagic ATEM 2ME associée à un mélangeur 4K pour assurer la gestion des flux vidéo et des contenus diffusés pendant les Assemblées Générales.
• Des écrans de retour scène ainsi que des écrans dédiés à la traduction pour faciliter le travail des intervenants et des interprètes.
• Un système d’intercom HOLLYLAND Solidcom M1 à huit postes permettant une communication permanente entre les différents membres des équipes techniques.

Assurer la diffusion des contenus auprès de tous les participants

Au-delà de la captation, l’un des objectifs était de garantir une diffusion fluide et parfaitement lisible des contenus présentés pendant les Assemblées Générales.

Pour cela, nos équipes ont mis en œuvre deux vidéoprojecteurs Panasonic PT-RQ22K associés à une régie de diffusion vidéo Analog Way Aquilon C+. Cette infrastructure permet de gérer simultanément les différentes sources vidéo, les présentations, les contenus graphiques ainsi que les interventions diffusées en direct.

La maîtrise de la diffusion est un élément central lors de ce type d’événement. Les participants doivent pouvoir suivre facilement les prises de parole, consulter les informations projetées et bénéficier d’un confort visuel adapté à la configuration du lieu.

La combinaison entre captation, gestion des contenus et projection contribue ainsi à créer un environnement propice aux échanges et à la bonne compréhension des informations présentées.

Adapter l’éclairage aux contraintes des lieux

Chaque espace possède ses propres caractéristiques techniques et visuelles. L’éclairage joue donc un rôle important dans la qualité globale d’un événement, aussi bien pour les personnes présentes dans la salle que pour les dispositifs de captation vidéo.

Pour ces deux Assemblées Générales, des renforts d’éclairage ont été déployés à l’aide de quatre projecteurs Ayrton Nando 502 Wash.

L’objectif n’était pas de transformer l’ambiance des lieux mais de garantir une visibilité homogène des intervenants tout en tenant compte des contraintes propres à chaque espace. Ce travail permet notamment d’assurer une meilleure lisibilité des prises de parole et d’obtenir des images de qualité lors de la captation vidéo.

Une organisation pensée pour garantir la continuité entre les deux événements

La réussite de ce type de projet repose autant sur la qualité des équipements utilisés que sur l’organisation mise en place en amont.

L’enchaînement de deux Assemblées Générales organisées dans des contextes différents implique une préparation minutieuse, une coordination rigoureuse des équipes et une anticipation de l’ensemble des besoins techniques.

Depuis l’installation des équipements jusqu’à la gestion des différents temps forts des événements, chaque étape a été planifiée afin d’assurer une transition efficace entre les deux rendez-vous.

Le système d’intercom déployé sur les événements a notamment permis aux équipes techniques de rester en contact permanent tout au long des opérations, facilitant ainsi la coordination des interventions et la réactivité nécessaire au bon déroulement des Assemblées Générales.

Cette approche permet de garantir une continuité de service et d’offrir aux organisateurs la sérénité nécessaire pour se concentrer pleinement sur le contenu de leurs événements.

Merci à la Vaudoise Assurances pour sa confiance renouvelée

Ces deux Assemblées Générales illustrent parfaitement l’importance d’une préparation technique adaptée aux spécificités de chaque événement.

Traduction simultanée, sonorisation, captation vidéo, diffusion des contenus, éclairage et coordination des équipes ont contribué à assurer le bon déroulement de ces rendez-vous organisés les 6 et 7 mai derniers à Lausanne.

Nous remercions chaleureusement les équipes de la Vaudoise Assurances pour leur confiance renouvelée au cours de ces six dernières années et pour la qualité de cette collaboration qui se poursuit au fil des événements.

Chez SKYNIGHT, nous avons à cœur d’accompagner nos clients dans la réalisation de leurs événements institutionnels, corporate et grand public en mettant à leur disposition des solutions audiovisuelles adaptées à leurs besoins et à leurs contraintes.